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明天準備跟上級進行進度報告了嗎?或是下禮拜要出差去給客戶提案?無論在什麼樣的場合進行報告,「簡報」都是一個非常的重要因素。試想今天台上的講者跟知名脫口秀主持人博恩一樣有魅力,口才也是一流,簡報的字卻小到你看不清楚,配色讓人眼睛不舒服,還出現一堆無意義的動畫,這樣的發表你聽得下去嗎?

好,你下定決心了要好好做這次的簡報,手邊也都有內容跟架構,但卻不知道該從何開始。上網下載了一些模板來用,卻發現很多頁根本用不到,有幾頁又必須照片好看才能撐起這個版面,到這邊是不是又很心累?

其實,做好一個簡報的編排並不難,不要再懼怕看到完全空白的檔案。今天編輯就分享一些自己平常做簡報的小技巧,帶你從 0 開始設計,製作出吸睛又清楚的簡報,讓底下的聽眾一目了然,讓簡報從豬隊友變成你的神隊友!

釐清簡報類型

首先,我們要先確定這次要製作的簡報類型,通常會把簡報分為兩種:繳交報告型以及上台發表型。前者由於沒有口頭發表的部分,因此可以放入較多的內文,將細節描述清楚,但仍須注意不能過於擁擠。

而後者的上台發表型是我們這次討論的重點,主要以標題、圖片與精簡的內文呈現,盡可能減少文字量,讓重點出現在簡報上就好。台下的聽眾不是在看書,而是聽你的口述的文字再搭配上簡報的內容,以口頭表達為主簡報為輔。

釐清簡報為繳交報告型或是上台發表型
圖一、釐清簡報為繳交報告型或是上台發表型

設計主要配色

若今天你是一個對配色完全沒有任何概念的人,編輯在這邊會建議主要以黑白灰為基本色,並挑選一個符合此次主題或是你的品牌識別色為主要顏色,接著延伸一個較深以及較淺的顏色,最後再加上一個跳脫主色的顏色做為重點色,通常以這三個主軸(主要顏色、延伸色、重點色)組成的顏色就已經很夠用了。在搭配上唯一需要注意的是,簡報的底色和文字色不能過於相近,否則容易有看不清楚的狀況。

底下編輯提出幾個比較常見又好用的顏色組合,主要顏色都是以藍、橘、綠色去做延伸,而重點色以紅色或對比色為最突出。

確定簡報整體的主要配色
圖二、確定簡報整體的主要配色

選擇字體與字型大小

在沒有特別需求的情況下,編輯最推薦思源黑體(Noto Sans CJK)或是蘋方等系列,不但粗細選擇多,字的形狀都很方正簡潔好閱讀。而字型則可分為大中小三個階級,依序為大標、副標、內文,建議大標的字型設定較粗,而內文則細一些,可以清楚呈現不同階層的內容。以上台發表型來說則要注意字不能太小,不然容易造成台下的人閱讀困難。

選擇好用的字體並分好字型大小
圖三、選擇好用的字體並分好字型大小

圖像化資訊代替文字

圖像化的資訊像是圖表永遠都比文字容易理解與吸收,別忘了,人類可是視覺的動物呢。如果是列點式的步驟可以用流程圖代替,而與競業比較類型的內型如功能介紹則可以用表格呈現,在優勢的一方可以用重點色標示,讓聽眾更能一目了然。在產業趨勢或是市佔率比較則善用長條圖以及圓餅圖代替密密麻麻的數字,圖表的說明文字盡可能減少或是改以口頭表達出來。

善用各式各樣的圖表
圖四、善用各式各樣的圖表

如果今天我的內容都沒辦法以圖表表示,只有死板板的文字呢?此時你可以擷取文字裡的重點, 然後找一個圖示( Icon )來代替他,接著在圖示底下放一句或是列點式的重點說明就好。例如這個段落在說明物流的重要性,就可以找一個貨車的圖示,並在旁邊列出有哪些物流運送方式。這邊也推薦大家一個非常好用的網站:Flaticon,裡面有非常多樣化的圖示可以選用。

善用圖示 icon 以及列點
圖五、善用圖示 icon 以及列點

適時配圖排版

除了圖像化資訊之外,有時可以加入一些圖片或照片來加深情境,讓枯燥乏味的一場發表或簡報更增添一點趣味性。不過要放什麼圖片才好,編輯這邊也很難清楚說明,但大致上可以以三個方向作為出發點:真實的、有相關性會發人省思。聽起來很模糊,不過你就想像,這張圖片如果可以配合文字以及發表內容,帶給聽眾更多的想像,那就是一張好的圖片。 

適當的運用照片排版,增加想像
圖六、適當的運用照片排版,增加想像

而好的照片要去哪裡找呢?編輯這邊推薦 Pexels,裡面的圖片數量非常多而且優質,相信你可以在裡面找到你想要的照片。

善用元件點綴

完成了上面這些步驟之後,是不是還是覺得有一些頁面只有文字太單調,有點空呢?這時候就可以固定使用一到兩種的圖案或造型點綴,像是在四個角落任選一到兩處加上線條或是圓圈等物件,如果有品牌 Logo 也可以一併放上,接著善用投影片主版或母片設計,能讓每一頁都方便套用。不過還是要注意頁面圖文排版以及適當留白,不要為了加入這些元素而加。

圖七、善用各種形狀、物件點綴你的簡報版面

「好的簡報帶你上天堂,壞的簡報讓你被打槍到在地上爬。」

做一份簡報的初衷,就是要跟口語表達相得益彰,把你的內容發揮得淋漓盡致。如果今天簡報上滿滿的都是文字,那台下觀眾也根本就不用聽你說,自己把簡報看完就好了。希望透過編輯分享的這些簡報設計技巧,讓你下次做的時候能更有頭緒!

SHOPLINE #Dream Big 編輯,同時也是社群小編,喜歡在日常生活中走跳,希望能帶給大家創業中一小片閒暇的光景。
Trevor